Organização do escritório para produtividade em sua empresa ou home office

A organização pode ser a diferença entre o sucesso ou não de um negócio, pois afeta a produtividade e a qualidade dos produtos e serviços. Ela pode influenciar até a percepção dos clientes sobre o empreendimento! Isso vale para todos os tamanhos de escritórios, inclusive para quem trabalha em home office. A boa notícia é que preparamos abaixo dicas simples para te ajudar a adotá-la no dia a dia de seu trabalho.

O cérebro humano está o tempo inteiro processando informações sobre o que acontece a sua volta. Por isso, é mais difícil focar na execução de uma tarefa se há muitos detalhes no ambiente para ele notar, como um local cheio de papéis e objetos desorganizados.Sem contar o tempo precioso que podemos gastar todos os dias para encontrar documentos em uma pilha na mesa. Por isso, podemos dizer que a organização tem um impacto direto na produtividade.Pode até ter impacto no relacionamento com os clientes, que pode ser prejudicado devido a algum extravio, pela demora na resolução de um problema ou no aspecto visual de uma reunião em um lugar abarrotado.

O escritório deve ser organizado de forma funcional, ou seja, para que você possa ter fácil acesso a tudo a qualquer momento. Também é interessante que só fique a vista o que é realmente necessário.O planejamento do mobiliário deve aliar design, boa disposição e praticidade. Os móveis devem ter características adequadas para suprir as necessidades da empresa, como prateleiras, gavetas e espaços suficientes.Uma outra dica interessante é explorar os planos verticais, tanto com mobiliários como estantes, armários e arquivos, como para murais, calendários e quadros de produtividade.A adoção de objetos organizadores também é uma ótima prática. Pastas, porta-arquivos, divisores de gavetas, “porta trecos” são soluções projetadas especialmente para te ajudar a deixar tudo no lugar correto.

Adotar algumas atitudes e hábitos pode contribuir para tornar a organização do trabalho algo rotineiro:– Seja minimalista e livre-se de coisas desnecessárias: É muito mais fácil deixar um espaço em ordem quando não há muitos elementos, sem contar que evita extravios e desperdícios;– Determine um local para guardar cada coisa: Separe um espaço para os papéis, objetos e rascunhos/lixo. Você deve separar também os “novos recebimentos”, que ainda estão pendentes e revisar constantemente para ver o que já foi resolvido; e– Crie uma rotina de limpeza periódica: Ter um momento dedicado à limpeza e organização deve ser considerado tão importante quanto programar reuniões, afinal quanto mais constantes mais rápidas serão.

Um ponto que merece destaque especial é a gestão de documentos, pois é um dos fatores que mais causam desordem e acúmulo. Hoje a maior parte dos registros pode ser digital, não há mais a necessidade de imprimir, enviar por correio ou arquivar tantos papéis. Isso traz economia, ordem e inúmeros outros benefícios, além de preservar o meio ambiente.Com isso, a organização deve ir para além do espaço físico e chegar ao espaço digital. Temos muitas plataformas, softwares e outras soluções tecnológicas que podem auxiliar nisso. Não deixe de organizar esses “espaços”, lembrando sempre de gerir seu tempo para ser possível fazer backups e tirar um momento para organizar a “área de trabalho” de seu computador, por exemplo.Mesmo com todas essas mudanças, alguns documentos ainda precisam ser guardados, principalmente jurídicos, fiscais, assinados ou carimbados. Nesses casos use arquivos, gavetas e pastas, e siga algum método de classificação que facilite para o colaborador entrar o que precisa. Quando for possível descartá-los não deixe de reutilizar e reciclar!

A organização deve ser algo comum a todos na empresa, desde o estagiário até o CEO. Ela deve ser inserida nas atividades rotineiras de forma suave e constante, tornando-se parte da cultura organizacional. Motivar os profissionais a organizarem sua própria mesa no início e final da jornada de trabalho pode ser um ótimo começo.

Se você tem um negócio ou trabalha em home office a linha Mobiliário Corporativo Amapá atenderá suas necessidades, com alto padrão de qualidade e excelente custo-benefício. Temos estantes, arquivos, armários e roupeiros de diferentes modelos e cores. Clique aqui e entre em contato com nossos representantes!